21 listopada 2005 r. weszła w życie istotna nowelizacja przepisów kodeksu postępowania administracyjnego (k.p.a.), „wymuszona” ustawą o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. Zgodnie z nowelizacją, poza dotychczasowymi sposobami doręczania korespondencji, organy administracji będą mogły dokonywać doręczeń również za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Podstawowym sposobem doręczania urzędowej korespondencji osobom fizycznym jest doręczenie jej adresatowi w jego mieszkaniu, w miejscu pracy lub tam, gdzie aktualnie można go zastać, jeśli doręczenie w mieszkaniu lub miejscu pracy nie jest możliwe. W przypadku nieobecności adresata w domu, pismo można pozostawić (za pokwitowaniem) dorosłemu domownikowi, sąsiadowi lub dozorcy. O fakcie pozostawienia pisma tym osobom zawiadamia się adresata, umieszczając w skrzynce pocztowej zawiadomienie. Jeśli pozostawienie zawiadomienia w skrzynce pocztowej nie jest możliwe, doręczyciel włoży awizo w drzwi mieszkania adresata. Gdy żaden z wymienionych sposobów nie jest możliwy, pismo wraca na pocztę, a ta ma obowiązek przechować je przez 14 dni (do 6 czerwca 2005 r. termin ten wynosił 7 dni). O tym, że czeka dla nas na poczcie pismo, dowiemy się z awiza, które poczta ma obowiązek przekazać dwa razy. Pierwsze awizo poinformuje nas, że korespondencję możemy odebrać w terminie 7 dni, licząc od dnia pozostawienia zawiadomienia. Jeśli pisma nie odbierzemy, poczta wyśle drugie awizo z informacją, że przesyłkę możemy odebrać w terminie 14 dni od daty pierwszego zawiadomienia. Pismo urzędowe może czekać na nas również w urzędzie (gminy lub miasta), natomiast zawiadomienie o miejscu i czasie odbioru powinno być pozostawione w skrzynce adresata. W tym przypadku mamy również 14 dni na podjęcie korespondencji. Często wydaje się nam, że jeśli nie odbierzemy urzędowego pisma, to sprawa przycichnie lub się przeciągnie. Niestety, jest to błędne rozumowanie, które prowadzi do poważnych konsekwencji. Zgodnie z art. 47 k.p.a., gdy adresat odmawia przyjęcia przesłanego przez pocztę pisma, wraca ono do nadawcy z adnotacją o odmowie przyjęcia. Tak zwrócone pismo trafia do akt sprawy i uznaje się je za doręczone w dniu odmowy jego przyjęcia. Tak samo dzieje się, jeśli nie przyjdziemy po przesyłkę na pocztę. Tłumaczenie, że przebywaliśmy w innym miejscu, nic nie zmieni, bowiem o fakcie wyjazdu lub czasowym przebywaniu pod innym adresem powinniśmy powiadomić urząd (lub sąd), jeśli mamy tam sprawę.
Od 21 listopada 2005 r. możliwe jest doręczanie pism również drogą elektroniczną, ale tylko w sytuacji, gdy strona postępowania wystąpiła do organu administracji publicznej o takie doręczanie lub wyraziła zgodę na taki sposób doręczania. Podania, wyjaśnienia, odwołania, zażalenia mogą być wnoszone zarówno pisemnie, jak i za pomocą dalekopisu, telefaksu, poczty elektronicznej lub formularza umieszczonego na stronie internetowej właściwego organu administracji publicznej. Podanie wniesione w formie dokumentu elektronicznego powinno być opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu i przy zachowaniu zasad przewidzianych w przepisach o podpisie elektronicznym. W przypadku odwołań bardzo istotne są terminy, i tak, zgodnie z art. 57 par. 5 k.p.a., termin, do wniesienia odwołania od decyzji uważa się za zachowany, jeżeli przed jego upływem pismo zostało:
- wysłane w formie dokumentu elektronicznego za poświadczeniem przedłużenia do organu administracji publicznej;
- nadane w polskiej placówce pocztowej operatora publicznego;
- złożone w polskim urzędzie konsularnym;
- złożone przez żołnierza w dowództwie jednostki wojskowej;
- złożone przez członka załogi statku morskiego kapitanowi statku;
- złożone przez osobę pozbawioną wolności w administracji zakładu karnego.
W sprawie skuteczności doręczeń przesyłek wypowiadał się wielokrotnie Sąd Najwyższy i Naczelny Sąd Administracyjny. I tak:
- nie można domniemywać, iż pismo zostało skutecznie doręczone, jeśli było błędnie zaadresowane - SN z 6 kwietnia 2000 r. akta III RN 141/99;
- nie można uznać przesyłki za skutecznie doręczoną, skoro na zwrotnym poświadczeniu odbioru przesyłki brak jest adnotacji doręczyciela o pozostawieniu na drzwiach mieszkania adresata zawiadomienia o pozostawieniu przesyłki w urzędzie pocztowym - wyrok NSA z 6 maja 1997 r., akta I SA 6d 1893/96;
- pokwitowanie odbioru przesyłki stwarza domniemanie doręczenia, które może być jednak obalone przeciwdowodem - NSA z 20 listopada 2001 r., II SA/Kr 1979/98;
- pojęcie „dorosły” w rozumieniu kodeksu postępowania administracyjnego jest tożsame z pojęciem „pełnoletni” - NSA z 3 grudnia 1993, SA/Po 1931/93.

(E)